CÓMO AFILIARSE A EGEDA PARA DUMMIES

¿Qué documentos necesito para afiliarme?

Lo primero que necesitas saber es que Egeda Colombia es una sociedad de gestión colectiva que administra los derechos de los productores audiovisuales en su calidad de titulares audiovisuales; es decir, hay muchas personas que son productores de un documental por ejemplo, en este caso, que no son los productores audiovisuales, es decir, no ostentan la titularidad de los derechos; fue el productor ejecutivo, productor de campo, pero no es el titular de los derechos. En este caso, el único que puede afiliarse es el productor titular de todo, o parte de los derechos de autor de la obra audiovisual. Para tal efecto, el proceso puede empezar con una llamada telefónica, un correo electrónico directamente a mí o a Egeda; mi correo es vivian.alvarado@egeda.com, o al correo egeda_colombia@egeda.com (raya al medio?) y a través de ese correo electrónico nos manifiestan su necesidad, o su intención, o su interés en pertenecer a Egeda, también lo pueden hacer a través de la sección contáctenos de nuestra página web: www.egeda.com.co. Allí, simplemente nos envían un correo electrónico a través del cual nos informan su interés. Ese correo electrónico es respondido por nosotros, en la mayoría de las veces por mí misma, y allí yo les doy una instrucción sobre qué es lo que tienen que hacer. Si quieres ahora me regalas tu correo, Diana, y yo te mando el modelo del correo. Entonces en ese correo, básicamente, lo que les digo es qué es Egeda Colombia, y les envío dos documentos: el primer documento es uno que llamamos una solicitud de ingreso, es una carta, un formato de carta, dirigida al Consejo Directivo de Egeda en donde el aspirante manifiesta su deseo o intención de pertenecer a Egeda; y el segundo es un formato de Excel en donde la persona lo que va a diligenciar es la información de las obras audiovisuales de las cuales es titular y que con las cuales va a ingresar a Egeda Colombia. Entonces allí hay información sobre el título de la obra, si tiene un título alternativo, si tiene el código ISAN que es el código de identificación internacional de las obras audiovisuales, se va a preguntar por información como duración, tipo de obra; si es en blanco y negro o si es a color; la titularidad que ostenta, es decir, qué porcentaje de titularidad por países o por territorios, el nombre del director, el nombre de los actores, etcétera. Es un formato en Excel que se diligencia por allí. (1)

¿Qué más tengo que hacer?

Además de eso, de esa carta y ese formato en Excel, si se trata de una persona natural, en la misma carta está la información que yo te digo te voy a mandar un modelo en la misma carta, si es una persona natural, debe adjuntar fotocopia de su cédula de ciudadanía, y adicionalmente el RUT. Si es una persona jurídica, debe adjuntar el certificado de existencia y representación legal de la persona jurídica, fotocopia de la cédula del representante legal, y el RUT o el NIT, y adicionalmente (esto es opcional), si tienen certificado de registro en la Dirección Nacional de Derechos de Autor, también debe adjuntarlo, o si tiene una certificación de producto nacional también lo puede adjuntar. (2)

¿A dónde los mando?

Los documentos se envían al correo electrónico de egeda_colombia@egeda.com o al mío vivian.alvarado@egeda.com, o a través de la sección contáctenos. Esos documentos los puede enviar también a nuestra dirección física en la carrera 16 #96-64, oficina 601 en la ciudad de Bogotá. Una vez recibamos los documentos, yo normalmente si es por correo electrónico les envío un acuso o recibo, o se les hace una llamada telefónica para que sepan que ya se tienen los documentos (cuando se enviaron físicamente). (3)

¿Cómo sé que están bien los documentos?, ¿Cómo me entero que ya estoy afiliada?

A partir de ese momento, si hay alguna dificultad, alguna inconsistencia, pues se estarán comunicando dentro de los diez días hábiles siguientes con el usuario para decirles que se presentó tal o cual, o que hizo falta tal documento, o que tal situación no es muy clara. Si todo está bien, pues no hay una llamada telefónica, y hay que esperar aproximadamente entre un mes, a partir de la radicación de los documentos, y la siguiente noticia que va a recibir, si todo está en orden, es una comunicación escrita en donde se le estará informando que ha sido admitido por Egeda Colombia, se le va a informar su número de socio, el número que se le ha asignado, y con ese correo se le van a enviar dos documentos más: el primero es un contrato de gestión a través del cual el socio otorga un mandato específico para gestionar tales o cuales derechos; el segundo documento, que nosotros llamamos una declaración jurada o un acta de manifestaciones, también es un formato en donde se va a verter alguna de la información que estaba en el cuadro de Excel y ese formato tiene que hacérsele presentación personal en notaría. Una vez tenga el contrato y el acta de manifestaciones firmada, lo remite a Egeda. (3)

¿Cuánto tiempo se demora la afiliación?

El proceso en general de afiliación no se toma más de dos meses, yo diría que hasta no más de treinta días, pero digamos que por estatuto podemos tomar hasta dos meses. Ese sería el procedimiento. (3)

¿Qué otros beneficios tengo con Egeda?

Una vez la persona ha quedado afiliada, obviamente podrá disfrutar de todos los beneficios de ser socio de Egeda, no solamente que se le paguen sus regalías, sino de las capacitaciones, las jornadas de formación, descuentos especiales para eventos, organizados por Egeda o por aliados, es decir de todos los beneficios y servicios que ofrece la organización. El reparto en Egeda Colombia lo estamos haciendo una vez al año, normalmente en los meses de octubre y noviembre. Entonces, una vez llega el reparto, se le envía al socio una comunicación y a través de esa comunicación se le notifica el valor de las regalías a las que tiene derecho a cobrar y se adjunta un documento que es el reporte de emisiones, es decir, se dice “usted tiene derecho a dar cien pesos porque su película tal se emitió en tal canal de televisión a tal hora a tal día, y entonces eso generó tanta cantidad de dinero.” (4)

¿Cómo hago para cobrar la plata?

Una vez este correo y con la información pertinente, debe adelantar un proceso que es emitir una factura, y adjuntar el certificado bancario. Una vez recibidos estos documentos, factura, certificación bancaria y, si no está obligado a facturar, sería una cuenta de cobro, y una vez se recibe este documento también deben adjuntarle un formato de certificación de que están de acuerdo con el reparto, y todos estos formatos nosotros se los remitimos. Dentro de los quince días siguientes se efectúa el respectivo pago, vía transferencia bancaria. (4)

¿Cómo sé que esa es de verdad la cantidad correcta?

Porque se adjuntan no solamente el valor global sino el certificado de reporte de emisiones. Si por alguna circunstancia, el socio tiene evidencia de que su obra audiovisual fue emitida y no aparece en ese reporte, lo que debe hacer es notificarnos con pruebas fehacientes de la emisión, por ejemplo una certificación del canal de televisión en donde se hizo la emisión, y se hace la adición al reparto. Esto no suele suceder con mucha frecuencia, pero si llegara a suceder, esta sería la forma como se resuelve. (5)

¿Cómo me entero de lo que pasa en Egeda? ¿Qué tal que me pierda de algo interesante?

Básicamente, toda la documentación, toda la información nosotros siempre la estamos notificando a través de nuestra página web, adicionalmente, a través de comunicaciones o correos electrónicos de comunicados generales a los socios, y por redes sociales (Facebook, Twitter). Normalmente lo que es importante para los socios siempre enviamos un correo electrónico directamente a los socios. (6)

¿Qué pasa si me quiero salir?

Si una persona que está afiliada (esto no ha pasado hasta ahora), se quiere desafiliar, simplemente tiene que enviar una comunicación, al Consejo Directivo nuevamente, informando su interés de no pertenecer más a la sociedad. El Consejo evalúa que la solicitud esté bien suscrita y demás, y se hace el trámite correspondiente (6)

Yo pensé que era solo para los de ficción

No es solamente para las obras de ficción. Egeda Colombia es la sociedad de gestión colectiva al servicio a los productores audiovisuales, independientemente del género, el tipo de obra, la duración, de si es un documental o un corto. Independientemente de esto, todo el que sea productor audiovisual titular de derechos pues tiene la posibilidad de ser miembro.  (7)

¿De qué les sirve a los documentalistas?

Mucho. Hoy en día, Colombia (y los vemos en evento que nosotros organizamos que son los Premios Platino) siempre ha sobresalido en los últimos años con obras audiovisuales y el documental siempre ha tenido un punto bien interesante, de hecho la primera versión de los Premios Platino (por allá en el año 2014), Colombia estuvo presente en esa primera edición de los premios con un documental. Y siempre digamos que hemos estado en las subsiguientes versiones, han estado documentales colombianos, con lo cual, si pensamos en este tipo de obras y que hay una selección de los cuatro mejores de toda Iberoamérica, creo que es un punto importante. Pero, además de esto, obviamente esto les sirve a los documentalistas para poder monetizar sus obras, es decir, para recibir unos ingresos por el uso de su obra documental más allá de ciertos espacios como puede ser una sala de cine tradicional, o una plataforma digital, Egeda puede hacer la gestión de sus derechos a los operadores de televisión por suscripción, y en los establecimientos abiertos al público que son normalmente mercados o formas de explotación a las que los productores audiovisuales no alcanzan a llegar. (7)